Yönetimin Gözden Geçirme Prosedürü
1. AMAÇ:
İzmir Kaynakçılar Yardımlaşma ve Dayanışma Derneği, uygulanan kalite yönetim sisteminin etkinliğinin dernek yönetim kurulu tarafından gözden geçirilmesine ilişkin yapılacak olan gözden geçirme toplantılarında dernek bünyesinde zamanlama, yöntem ve kayıt altına alma konularında bir yöntem belirlemektir.
2. KAPSAM:
İzmir Kaynakçılar Yardımlaşma ve Dayanışma Derneğinin kalite yönetim sisteminin gözden geçirilmesi için gerçekleştirilen planlı veya plan dışı gözden geçirme toplantılarını kapsar. Bu prosedür derneğin tüm bölüm ve birimleri doğrudan ilgilendirir.
3. TANIMLAR:
Prosedür: Dernekteki birden fazla bölümlerin, birimlerin/kişilerin katılımı ile gerçekleşen faaliyetlerde, her bir faaliyetin uygulama sırasını, her bir faaliyetten sorumlu bölüm ya da kişiyi belirten ve faaliyetlerle tüm bölümler ve birimler arası ilişkileri açıklayan dokümandır,
İç Tetkik: Kalite yönetim sisteminin, dernek içinde bulunan belgelendirilmiş tetkikçiler tarafından kontrol edilmesi,
Dış Tetkik: Kalite yönetim sisteminin, dernek dışında bulunan kuruluş ve kurumlar tarafından kontrol edilmesi,
Üst Yönetim: Yönetim kurulu, Denetleme Kurulu, Disiplin Kurulu, Aday ve Yeterlik Kurulu, Etik Kurulu ifade eder,
Dernek Genel Başkanı: İzmir Kaynakçılar Yardımlaşma ve Dayanışma Derneği kurulumunu planlamış, çevresinde kendine inanmış kişi ve kuruluşları da dahil ederek dernek vizyonuna sadık kalarak kısa, orta ve uzun vadeli hedeflerinin oluşmasına ve gerçekleşmesine önderlik eden ve dernek içindeki tüm bölüm ve birimlerin uyumlu bir şekilde çalışmasını sağlayan kişi,
Genel Sekreter: Organizasyon içerisinde kalite kavramını ve bilincini geliştirmek, bütün süreçlerde ve verilen hizmetlerde kalite standartlarını sürekli geliştirerek kalite sistemlerini yöneten kişi,
Bölüm/Birim Yöneticisi: İzmir Kaynakçılar Yardımlaşma ve Dayanışma Derneği çalışanlarının bağlı bulundukları bölüm/birim idari yöneticileri,
Bölüm/Birim Personeli: İzmir Kaynakçılar Yardımlaşma ve Dayanışma Derneği çalışanları.
4. SORUMLULUK VE YETKİ:
Genel Sekreter: Bu prosedürün hazırlanması, revizyonu, iptali, dağıtılması, arşivlenmesi ve uygulanmasından sorumludur.
Bölüm/Birim Personeli: Üst yönetimde dahil tüm bölüm/birim çalışanları bu prosedürün uygulanmasından sorumludur.
5. UYGULAMA:
5.1. Derneğimizde kalite yönetim sistemimizin etkinliğini değerlendirmek için yönetimin gözden geçirme toplantısı mümkünse mali yılın başlarında olmak üzere yılda en az 1 (Bir) kez yapılır. Gerektiğinde ve olağanüstü durumlarda üst yönetimin kararı ile plansız ve gündem dışı toplantı da yapılabilir.
5.2. Yönetimin gözden geçirme toplantılarının toplantı günü, saati ve görüşülecek gündem maddeleri Genel Sekreter tarafından belirlenir, yönetim kurulunun onay vermesi ile Genel Sekreter tarafından ilgili kişilere 1 (Bir) hafta önce e-posta ve telefon aracılığı (eposta gönderildikten sonra ayrıca telefon ile de teyit alınır) ile bildirilir.
5.3. Yönetimin Gözden Geçirme Toplantılarına dernek organizasyonunda kurul kadrosunda görev alan tüm kurul (Yönetim kurulu, Denetleme Kurulu, Disiplin Kurulu, Aday ve Yeterlik Kurulu ve Etik Kurulu) üyeleri, Dernek Genel Başkanı ve Genel Sekreter katılır. İlgili kişiler geçerli bir mazeretleri olmadığı sürece toplantılara katılmakla yükümlüdürler.
Yönetimin gözden geçirme toplantılarında şu konular ele alınır:
֍ Bir önceki yönetimin gözden geçirme toplantısında alınan kararların gözden geçirilmesi,
֍ İç kalite tetkik sonuçları,
֍ Hizmet verilen kişi, kuruluş ve kurumların şikayet ve memnuniyeti ile ilgili veriler,
֍ Verilen hizmetlerle ilgili uygunsuzluklar,
֍ Düzeltici ve önleyici faaliyet sonuçları,
֍ Kalite yönetim sisteminin işleyişi ile ilgili konular,
֍ İyileştirme ve gelişim ile ilgili konular ve öneriler,
֍ Bir sonraki yönetimin gözden geçirme toplantısının hedeflerinin belirlenmesi.
5.4. Toplantıya katılanlar tarafından imzalanan yönetimin gözden geçirme toplantı tutanağı doldurarak toplantı kayıt altına alınır. Toplantıda alınan kararlar ve toplantı detayı Genel Sekreter tarafından raporlanır. Alınan kararlar ilgili yöneticiler tarafından uygulama planlarına geçirilir. Bu planlarda uygulama sorumluları, terminler ve gerekli kaynak ihtiyacı belirlenir. Dernek Genel Başkanı tarafından onaylanan yönetimin gözden geçirme toplantısı raporu ilgili kişilere eposta ile gönderilir.
5.5. Bu prosedüre ait tüm kayıtlar kalite kayıtlarının kontrolü prosedürüne göre muhafaza edilir.
6. İLGİLİ DOKÜMANLAR
6.1. Formlar
֍ Toplantı duyuru formu
֍ Yönetimin gözden geçirme toplantısı
6.2. Referanslar
֍ Kalite kayıtlarının kontrolü prosedürü